เมื่อตอนที่แล้วได้เขียนถึงการเขียน Resume ไปแล้ว คราวนี้จึงต้องกล่าวถึงการเขียน Cover Letter ที่มักจะต้องส่งคู่ไปกับ Resume บางบริษัทอาจต้องการทั้งสองอย่างในการสมัคร ในขณะที่บางบริษัทมีเพียง Resume ที่เป็น Requirement เท่านั้น ไม่ว่าจะกรณีใดก็ตามขอแนะนำว่าควรใช้เวลาเขียน Cover Letter แนบไปด้วยในการสมัคร เพราะ Resume อย่างเดียวไม่สามารถบอกถึงความตั้งใจ ความคิดเห็น หรือความรู้สึก ที่เรามีต่อตำแหน่งงานหรือองค์กรได้ วันนี้ดู๊ดดอทเลยนำ 4 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเขียน Cover Letter มาฝาก

Step 1: ข้อมูลการติดต่อ

ในการเริ่มเขียน Cover Letter ที่เป็นทางการนั้นจำเป็นจะต้องขึ้นต้นด้วยข้อมูลการติดต่อของผู้สมัครและนายจ้างอันได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล์ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการที่ผู้สมัครไม่ทราบชื่อของนายจ้าง ขอแนะนำว่าควรหลีกเลี่ยงคำว่า Dear Sir or Madame หรือ To whom it may concern เนื่องจากเป็นการบ่งบอกว่าผู้สมัครไม่ทำการบ้านมากพอที่จะทราบชื่อของ Hiring Manager หรือนายจ้าง ถ้าหากเป็นการส่ง Cover Letter ไปยังนายจ้างโดยตรงซึ่งได้รู้จักผ่าน Event รับสมัครงานซึ่งจัดโดยบริษัทเองแล้ว ยิ่งต้องระบุชื่อให้ถูกต้อง หรือหากทราบว่า Cover Letter จะต้องถูกคัดกรองจากฝ่าย Human Resources (HR) ก่อน ก็ควรจะทราบชื่อของ HR ที่ดูแลเรื่องใบสมัคร หากไม่สามารถทราบได้จริงๆ ก็ควรจะส่งอีเมล์หรือโทรไปถามทางบริษัท ว่าในการรับสมัครงานตำแหน่งนี้ฝ่ายไหนเป็นคนดู และจะให้ Address (จ่าหน้า) Cover Letter ถึงใคร หากบริษัทไม่ระบุชื่อบุคคล แต่ระบุเป็นฝ่าย ก็ให้เขียนเป็นชื่อฝ่ายแล้วตามด้วยคำว่า Professional เช่น Human Resources Professional เป็นต้น

Step 2: แนะนำตัวเอง

สิ่งที่ต้องเขียนในย่อหน้าแรกคือตำแหน่งงานที่เราต้องการสมัครและที่มาของการสมัครว่าเราทราบเกี่ยวกับการรับสมัครงานตำแหน่งนี้ของบริษัทได้อย่างไร หากเราทราบมาจากคนที่ทำงานอยู่ในองค์กรนั้นๆก็สามารถ Drop ชื่อได้ แต่ต้องมั่นใจว่าบุคคลนั้นมีชื่อเสียงที่ดีในองค์กร และจะกล่าวถึงเราในทางที่ดี เราสามารถใส่ข่อมูลทั่วไปเกี่ยวกับตัวเรา เช่น คณะหรือระดับการศึกษา หากเราต้องการทำให้ย่อหน้านี้ดูน่าสนใจมากขึ้นเราสามารถกล่าวสั้นๆ ว่าอะไรคือเป้าหมายของการทำงานในตำแหน่งนี้หรือที่บริษัทนี้

Step 3: ขายตัวเอง

ย่อหน้านี้เป็นย่อหน้าที่สำคัญที่สุดบน Cover Letter โดยเป็นย่อหน้าที่ต้องเล่าถึงคุณสมบัติหรือประสบการณ์ของเรา โดยควรเลือกเขียนคุณสมบัติหรือประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง จำเป็น หรือสามารถนำไปใช้กับตำแหน่งงานที่สมัครมากที่สุด เคล็ดลับคือควรศึกษาตำแหน่งงานที่สมัครให้ได้มากที่สุดว่าตำแหน่งงานนี้มีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง ต้องใช้คุณสมบัติ หรือประสบการณ์ด้านไหน โดยไม่ใช่แค่อ่านเพียง Job Dercription แต่ต้องหาความรู้เพิ่มเติมจากคนที่ทำงานในบริษัทนั้น และตำแหน่งนั้น รวมไปถึงการค้นคว้าหาข้อมูลเกี่ยวกับตัวองค์กรว่าเค้าให้ความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องได้ หรือ Core Values ของบริษัท คืออะไร หากสิ่งที่ต้องการเขียนในย่อหน้านี้มีมากกว่าหนึ่งประเด็นและยาวเกินไป เราสามารถเพิ่มเป็นอีกหนึ่งย่อหน้า เช่น ในย่อหน้าที่สามเราอาจต้องการกล่าวถึงโครงการที่บริษัทกำลังดำเนินการอยู่หรือมีแผนจะทำ เราจะสามารถมีส่วนร่วมในการทำโครงการนั้นให้บรรลุผลได้อย่างไรหรือเราจะมีส่วนช่วยให้บริษัทเติบโตและไปถึงเป้าหมายได้อย่างไร ข้อควรระวังของย่อหน้าตรงกลางนี้คืออย่าเขียนยาวเกินไป ควรสั้น กระชับ และได้ใจความ และที่สำคัญที่สุดควรแสดงถึง Personality และ Attitude ของเราด้วย

Step 4: สรุป

ย่อหน้าสุดท้ายเป็นการเขียนสรุปว่าที่กล่าวมาทั้งหมดนี้เพื่อต้องการโอกาสในการสัมภาษณ์ เราต้องเน้นย้ำว่าทำไมเราควรได้รับคัดเลือก เช่น การแสดงถึง Passion หรือ Attitude ของเราที่จะเป็นประโยชน์ต่อนายจ้างและองค์กร โดยประโยคจะต้อง Strong เพราะนี้คือข้อความสุดท้ายที่นายจ้างจะได้อ่านจากเรา นอกจากนั้นแล้วควรบอกระยะเวลาที่เราจะ Follow up เช่น ภายใน 2 สัปดาห์ และหากมีแผนการเดินทางในช่วงใด ทำให้ไม่สะดวกแก่การติดต่อกลับหรือการให้สัมภาษณ์ เราควรใส่รายละเอียดช่วงเวลาไว้ด้วยเช่นกัน เพราะเมื่อทางบริษัทติดต่อเรามา เค้าคาดหวังที่จะได้คุยกับเรา เราจึงต้องเตรียมพร้อมรอรับการติดต่อกลับเสมอ

เมื่อได้รับโอกาสการสัมภาษณ์แล้ว จะต้องเตรียมตัวอย่างไร อะไรควรพูด ไม่ควรพูด ถ้าอยากรู้ สามารถติดตามได้ใน How To & Tips ตอนหน้าค่าาาา

หากใครสนใจอยากได้คำปรึกษาเกี่ยวการเขียน Resume และ Cover Letter เพิ่มเติมสามารถส่งอีเมล์มาทาง Career Visa ได้ที่ info@careervisathailand.com และติดตามกิจกรรมต่างๆของ Career Visa ไม่ว่าจะเป็น Workshop, Training หรือ Event ได้ที่
Facebook : www.facebook.com/careervisathailand
website: www.careervisathailand.com